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一から始める知財戦略

知的財産全般について言及します。

効率的に明細書を作成する極意(それでも明細書が苦手な人へ)

1.はじめに

 

 先日のブログ(ログイン - はてな)で文章の書き方を紹介しましたが、正直、単に文章の書き方の話をされても・・・、なんてもいいから簡単に明細書を書くコツを教えてくれ、という方も多いと思います。

 もっと言えば、一般的な特許事務所であれば、案件を効率的に処理することで利益を上げるビジネスモデルになっています。したがって、特許事務所で働くということは、明細書の品質だけでなく、大量の明細書を短時間で作成するということも極めて重要です。明細書を効率的に処理するにはどうすれば良いのでしょうか。

2.考え方のコツ

 

 (1)文章をブロックとして捉えましょう

  文章の美しさは二の次にして、文章(例えば段落)をブロックとして捉えて明確な文章を作成するように心がけましょう。

  具体的に言えば、例えば、クライアントの資料の3pに記載された内容は[0080]に記載しているとか、〇〇の定義は段落の[0010]に記載しているとか、どの段落に何が書いてあるのか本人及び関係者に明確に分かるように記載するというイメージです。

  このような記載をすることで、明細書全体の修正や加工も容易になりますし、第三者が確認をしやすい(特にクライアントがチェックしやすい)です。変に自分の言葉でまとめた文章を作成してしまうと、文章としての取り扱いが非常に面倒になってしまいます。

 (2)よく利用する表現(文章)を事前に準備しましょう。

  (1)でも述べたように明細書の文章はブロックです。よく利用する表現(文章)は、事前に準備をしておくことで色々な形で応用が可能です。

  このような方法は、、早く、効率的に文章を作成できるだけでなく、むしろ文章の抜け漏れ、誤字・脱字といったミスを明確に減らすことができます。なお、初めに準備する表現(文章)の内容は極めて重要ですから、初心者の方は、先輩や上司に十分確認をとることは必要です(むしろこのようなことが一番勉強になります)。

 (3)作成した表現(文章)をいつでも取り出せる状態にしておきましょう。

  これらのことは割と意識してやっている方もいるかもしれません。したがって、最も重要なことは、このようにして作成した表現(文章)を自由に取り出せるように管理しておくことです。どのような方法でも良いと思うのですが、例えば、私が行っている方法を紹介します。

  私の場合は、例えば、〇〇を説明するときに利用する表現(文章)、△△を説明するときに利用する表現(文章)という形で、特定の目的毎にファイルにまとめて管理したりしています。このような当たり前の効率化を行うだけでも、明細書を作成する効率はかなり上がるものです。少しでも興味がある方は、ぜひお試しください。

3.備考

 

 このような方法は、やはり同じ企業の案件を複数担当するような場合にこそ有効です。一方で、スタートアップ企業やマイナーな技術分野など一品物の明細書を作成する場合には、あまり向いていないかもしれません。このような一品物の明細書の作成については、別の機会にお話しします。